02.12.2022 - Thủ tục đăng ký kết hôn tại Đức

1. Bản sao giấy khai sinh khác bản chụp (copy, Kopie, photo) giấy khai sinh không? 

Khác. Bản sao do nơi đăng ký khai sinh cấp và được xem là một văn bản có tính xác thực. Bản copy của giấy khai sinh là bản tự sao y, không có tính xác thực nếu không được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp đăng ký kết hôn, bắt buộc phải sử dụng bản sao. Mẫu bản sao giấy khai sinh xem tại ĐÂY.

2. Bản trích lục giấy khai sinh là gì? 

"Trích lục được hiểu là bản sao các giấy tờ, hồ sơ với thông tin như trong hồ sơ gốc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người dân" (Trích khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014). Ở đây mình chỉ giải thích nghĩa để các bạn có gặp từ này ở đâu đó thì hiểu nghĩa. Giấy bạn cần vẫn là bản sao giấy khai sinh như đã viết ở trên.

3. Có nhờ người nhà đi xin giấy này được không? 

Được. Nếu chuẩn bị kỹ, bạn có thể gửi cho người nhà một giấy ủy quyền "thực hiện các thủ tục hộ tịch" trong thời gian từ ... đến .... Giấy này cần chữ ký của hai bên, nhưng không cần công chứng, chứng thực. Cơ sở pháp lý: Điểm 2, Điều 2, Thông tư số 15/2015/TT-BTP của Bộ Tư Pháp ngày 16 tháng 11 năm 2015. 

4. Thông tin cần chú ý trên giấy khai sinh.

Một số thông tin được để trống là bình thường, ví dụ Quê quán, số định danh cá nhân. Thông tin quan trọng cần chú ý là tên của bạn, ngày tháng năm sinh, ngày tháng năm đăng ký khai sinh.

5. Khi ngày tháng năm đăng ký khai sinh quá 6 tháng kể từ ngày sinh: Sẽ có bước thẩm tra thông tin kéo dài khoảng 2-3 tháng. Chi phí. 193-263 €. Xem thêm tại ĐÂY. 

1. Thông tin cần chú ý trên giấy XNTTHN.

• Giấy tờ tùy thân: Nên ghi số hộ chiếu thay vì số CMND hoặc căn cước. Lý do là số hộ chiếu được sử dụng quốc tế, trong khi số CMND hoặc căn cước chỉ có giá trị sử dụng ở Việt Nam. 

• Nơi cư trú: Địa chỉ tại Đức

• Tình trạng hôn nhân: Trong thời gian từ ngày [ghi ngày sinh nhận lần thứ 18 (*)] đến ngày [ghi ngày rời khỏi Việt Nam] ông/ bà [tên của mình] cư trú tại địa phương và chưa đăng ký kết hôn với ai.

• Giấy này được sử dụng để: Đăng ký kết hôn với ông/ bà [họ và tên đầy đủ của partner người Đức], sinh năm [...], Quốc tịch Đức, mang hộ chiếu số [...], cư trú tại [...]. Nơi đăng ký kết hôn: Cơ quan có thẩm quyền tại Đức.

2. Nếu bạn đã từng xin giấy này một lần, không quan trọng đã quá 6 tháng hay chưa:

• Và còn giữ thì phải trả lại UBND Phường xã mới có thể xin giấy mới. 

• Nếu đã làm mất hoặc mang theo qua Đức: có thể đề nghi viết giấy cam kết chưa sử dụng tờ giấy đã xin để xin cấp giấy mới.

3. Có nhờ người nhà đi xin giấy này được không? 

Được. Nếu chuẩn bị kỹ, bạn có thể gửi cho người nhà một giấy ủy quyền "thực hiện các thủ tục hộ tịch" trong thời gian từ ... đến .... Giấy này cần chữ ký của hai bên, nhưng không cần công chứng, chứng thực. Cơ sở pháp lý: Điểm 2, Điều 2, Thông tư số 15/2015/TT-BTP của Bộ Tư Pháp ngày 16 tháng 11 năm 2015. 

4. Áp dụng luật hôn nhân và gia đình nào là đúng? 

   • • Luật hôn nhân và gia đình mới nhất tại thời điểm viết bài là luật ban hành năm 2014, trong đó quy định tuổi kết hôn của nữ là đủ 18 tuổi trở lên. Tuy nhiên đối với các bạn sinh trước năm 1996, luật hôn nhân và gia đình năm 2000 có hiệu lực áp dụng từ khi bạn đủ 17 tuổi cho đến năm 2014. 

     • Hiện nay mình thấy giấy XNTTHN chủ yếu ghi theo luật mới, tức là chỗ dấu (*) ghi ngày sinh nhật lần thứ 18. Tuy nhiên nếu UBND Phường/Xã của bạn áp dụng luật cũ, họ có thể ghi từ ngày ngay sau sinh nhật thứ 17 của bạn. Đây là trường hợp mình đã gặp và mình đã hỏi TLSQ VN tại Đức thì họ chấp nhận ghi theo luật nào cũng được.

1. Chứng nhận lãnh sự là gì?

• Là cơ quan ngoại giao của Việt Nam chứng nhận một văn bản được cấp bởi Việt Nam có thể sử dụng được ở nước ngoài

2. Quy trình:

• Tạo đơn yêu cầu và làm theo hướng dẫn tại ĐÂY. 

3. Nếu gia đình bạn không ở Hà Nội hoặc TPHCM:

• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện

• Hoặc, nhờ người quen nộp hồ sơ tại Hà Nội hoặc TPHCM 

• Hoặc, nộp hồ sơ tại Trung tâm thông tin và dịch vụ đối ngoại, hoặc tên tương tự. Cơ quan này là một đơn vị thuộc sở Ngoại Vụ tại địa phương của bạn. Họ sẽ chuyển hồ sơ của bạn đi Hà Nội hoặc TPHCM và khi có kết quả, bạn sẽ nhận hồ sơ tại Trung tâm này. Chi phí: 500.000 đồng. Đây là cách mình đã làm vì mình thấy yên tâm hơn khi gửi hồ sơ trực tiếp tại một cơ quan nhà nước. Nếu chữ ký đã được cập nhật, thời gian từ lúc nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả là khoảng 10 ngày.

4. Trường hợp chữ ký và con dấu chưa được đăng ký:

   1. • Bạn cần làm một giấy giới thiệu chữ ký và con dấu gửi đến cơ quan xét hồ sơ (Bộ Ngoại Giao hoặc Sở ngoại vụ TPHCM). Thời gian cập nhật chữ ký và con dấu mất vài tuần.

      • Cách mình đã làm: Tìm hiểu qua nhân viên nhận hồ sơ ở Trung tâm Phục vụ Đối ngoại, chữ ký của ai đã được cập nhật và quay lại xin đúng chữ ký của người đó. Ví dụ trong trường hợp của mình, người ký giấy XNTTHN của mình là bác phó chủ tịch mới nhận chức nên chữ ký của bác chưa có trên hệ thống. Mình đã quay lại xin chữ ký của phó chủ tịch phường đã làm ở đó lâu năm hơn. 

5. Hồ sơ nộp trong bước này không cần kèm theo bản dịch.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

• "Hợp pháp hóa giấy tờ nhằm mục đích làm cho các giấy tờ Việt Nam có thể sử dụng được trong các giao dịch giấy tờ với" nước ngoài, cụ thể là  với Đức. Việc này bắt buộc đi sau việc chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao của Việt Nam (Mục 2.3).

2. Hướng dẫn của ĐSQ/ TLSQ:

   1. • Đầy đủ trên Website

3. Vài lưu ý:

• Không cần đặt lịch hẹn nhưng lưu ý thời gian mở cửa nhận hồ sơ của ĐSQ/ TLSQ. Nếu cần thiết, nên kiểm tra thêm quy định an toàn chống dịch COVID trên website ĐSQ/ TLSQ.

• Người quen có thể đi nộp hồ sơ mà không cần giấy ủy quyền.

• Cần nộp một bản dịch tiếng Đức cho mỗi loại văn bản cần được HPHLS. Bản dịch có thể là bản tự dịch mà không cần qua chứng thực.

• Nên mang theo tiền lẻ vào ngày nộp hồ sơ vì ĐSQ/ TLSQ yêu cầu nộp chính xác số tiền 29,27 Euro/1 giấy tờ bằng tiền Việt, tiền mặt theo tỷ giá vào thời điểm thanh toán - tức là bạn không thể biết trước số tiền chính xác là bao nhiêu tiền Việt, nên cần chuẩn bị tiền lẻ là vậy.

1. Gửi DHL Express, phí khoảng 80 €. Nhận sau 2-3 ngày.

2. Gửi qua dịch vụ của người Việt Nam. Cách này mình đã làm. Có người đến nhà bạn của mình nhận hồ sơ và gửi đi trong ngày. Mình làm HPHLS sáng thứ 6, chiều có kết quả thì có nhân viên của dịch vụ chuyển phát nhanh đến nhận hồ sơ và gửi đi trong ngày. Thứ 2 mình nhận được hồ sơ ở Đức.

3. Mình không khuyến khích gửi hồ sơ qua người không quen biết trên mạng vì vấn đề bảo mật thông tin cá nhân và nếu lỡ hồ sơ của bạn bị mất, bạn phải tốn rất nhiều công sức và chi phí để làm lại từ đầu, nhất là với giấy XNTTHN.

1. Dịch tuyên thệ là gì?

   1. • Là văn bản được dịch, ký và đóng dấu bởi một dịch thuật viên, đã tuyên thệ với Tòa án Đức và lưu chữ ký mẫu ở đó.

2. Dịch tuyên thệ ở đâu?

• Tại Việt Nam: Có văn phòng dịch thuật viên tuyên thệ nhưng mình không tìm hiểu.

• Tại Đức: Giá trung bình khoảng 50€/ giấy tờ. Mình sẽ cập nhật website tìm dịch thuật viên tuyên thệ sau.

• Mình đã dùng dịch vụ của dịch thuật viên người Việt đang sống tại Đức. Giá mỗi giấy tờ là 20€, đã bao gồm phí gửi thư về địa chỉ nhà mình. Mình gửi bản scanned giấy tờ cho họ, kèm bản tự dịch của mình qua email. Thời gian chờ: 1 tuần.

3. Lúc nào giấy tờ cần được dịch tuyên thệ?

• Trên lý thuyết thì ngay sau bước 2.1. và 2.2., bạn đã có thể gửi bản scanned giấy tờ cho dịch thuật viên để tiến hành dịch tuyên thệ.

• Tuy nhiên mình nghĩ tốt hơn nếu bạn làm sau bước 2.4., vì khi đó bạn đã chắc chắn các giấy tờ bạn cần ở phía Việt Nam đã hoàn tất, và thông tin trên giấy tờ không có thay đổi gì thêm.

1. Tên gọi: erweiterte Meldebescheinigung mit Familienstand

2. Tại sao lại cần giấy này?

   • • Giấy này dùng để xác nhận tình trạng hôn nhân của bạn từ khi đến Đức cho đến nay. Nếu bạn đã chuyển chỗ ở nhiều lần, TLSQ/ĐSQ Việt Nam chỉ yêu cầu giấy này cấp bởi nơi ở hiện tại của bạn.

     • Tương tự với partner người Đức.

3. Hai bạn cần đặt lịch hẹn với Bürgeramt. Ở một vài nơi, bạn có thể yêu cầu gửi giấy này khi nhập thông tin trên website của Bürgeramt. 

4. Chi phí:10 €/ tờ /người.

5. Hãy kiểm tra thông tin họ và tên của mình trên giấy này, nhất là những dấu trong tên tiếng Việt. Nếu cần, bạn có thể yêu cầu viết tên chính, tên lót và họ riêng để tránh nhầm lẫn về sau.

6. Bước này bạn có thể làm bất kỳ lúc nào trước bước 3.3. Mình nghĩ ngay sau bước 2.4. là tốt nhất, để chắc chắn rằng hồ sơ của bạn ở phía Việt Nam đã hoàn tất.

1. Tên gọi: Ehefähigkeitszeugnis

2. Chi phí:

   • • Cấp bản tiếng Việt: 20€, thời gian chờ: 1 tuần. Lưu ý nếu chọn phương án này bạn cần tiếp tục dịch tuyên thệ bản này ra tiếng Đức trước khi nộp hồ sơ cho Standesamt.

     • Cấp bản song ngữ Việt - Đức: 100€, thời gian chờ: trong ngày. Mình chọn cách này vì thời điểm này chồng mình đang không khỏe nên mình không có thời gian đi lại nhiều.

1. Giấy tờ mình đã ghi chỉ là các giấy tờ tối thiểu cần chuẩn bị từ phía Việt Nam. Trong danh sách của Standesamt gửi sẽ có thêm yêu cầu như bản sao hộ chiếu 2 bên, bản sao giấy khai sinh của partner người Đức, chứng minh thu nhập của partner người Việt, v.v. 

2. Cần đặt lịch hẹn để nộp hồ sơ.

3. Nếu partner người Việt không thạo tiếng Đức, bạn cần có một người phiên dịch. Lưu ý partner người Đức không thể thay thế người này được. Tùy Standesamt có yêu cầu người dịch có phải là dịch thuật viên tuyên thệ hay không, hay chỉ cần là một người đủ giỏi tiếng Đức.

4. Vào ngày nộp hồ sơ, partner người Việt Nam cần ký tại Standesamt một giấy gọi là "eidesstattliche Versicherung über den Familienstand" - tạm hiểu là tuyên thệ độc thân.   

5. Sau khi hồ sơ được nộp ở Standesamt, họ sẽ chuyển hồ sơ của mình đến tòa án tối cao. Tòa duyệt hồ sơ trong khoảng 6-8 tuần. Khi duyệt xong, họ sẽ gửi thư về Standesamt và về địa chỉ nhà của partner người Việt yêu cầu đóng phí. Mình có thư sau 4 tuần và đóng phí 85 €.

6. Lúc này 2 bạn có thể đặt lịch hẹn cho ngày cưới.